COMMENT ÇA FONCTIONNE
Six étapes, de la réception de la facture à son paiement.
Chaque étape s’exécute automatiquement. Votre équipe n’intervient que lorsqu’une facture exige une décision.
01
Réception
Les factures sont reçues de façon sécurisée, dans n’importe quel format : PDF, CSV ou EDI.
VOTRE ÉQUIPE VOIT Une seule file pour tous les transporteurs et tous les formats.
02
Normalisation
Les données des factures sont nettoyées et les champs manquants sont repérés.
VOTRE ÉQUIPE VOIT Des dossiers de factures complets et uniformes.
03
Validation
Les tarifs contractuels, les frais supplémentaires et les taxes sont comparés à vos ententes.
VOTRE ÉQUIPE VOIT Un résultat conforme ou non conforme pour chaque ligne.
04
Audit
Les exceptions sont signalées, expliquées et acheminées à la bonne personne pour être résolues.
VOTRE ÉQUIPE VOIT Quels frais ont échoué, de combien et pourquoi.
05
Approbation et regroupement
Les factures conformes sont approuvées automatiquement, imputées au grand livre et regroupées pour le paiement.
VOTRE ÉQUIPE VOIT Des lots quotidiens prêts à être libérés.
06
Rapports
Les pistes d’audit, les charges à payer et les rapports sont produits pour la clôture mensuelle.
VOTRE ÉQUIPE VOIT Des dépenses de transport prêtes pour la clôture.
AU CŒUR D’ONGAARD
Le détail derrière chaque décision.
Validation ligne par ligne.
Chaque frais de chaque facture est comparé à vos soumissions, à vos tarifs et à vos allocations. Lorsqu’un frais dépasse ce qui a été convenu, OnGaard indique la règle, le montant permis et l’écart.
Transport de base, carburant, frais supplémentaires et taxes, ligne par ligne
Des motifs clairs pour chaque concordance et chaque exception
Approuver, rejeter ou commenter au même endroit
Conception actuelle du produit. Elle sera remplacée par la nouvelle conception.
Des lots prêts pour le paiement.
Les factures approuvées sont regroupées en lots chaque nuit. L’équipe des finances peut retenir un lot, le libérer pour le paiement et le suivre jusqu’à son règlement, avec la piste d’audit complète.
Un statut clair, d’ouvert à payé
Contenu et totaux des lots en un coup d’œil
Verrouillé une fois transféré ou payé
Conception actuelle du produit. Elle sera remplacée par la nouvelle conception.
La santé du compte en un coup d’œil.
Consultez les économies relevées, les recouvrements et les constats d’audit pour l’ensemble de vos transporteurs. Les gestionnaires savent où vont les dépenses de transport et où agir.
Économies et recouvrements au fil du temps
Constats par transporteur et par type de frais
Prêt pour la direction et les revues de fin de mois
FORFAITS
Choisissez le niveau d’audit dont vous avez besoin.
Commencez là où vous en êtes. Chaque forfait s’appuie sur le précédent.
STANDARD
Audit au niveau de la facture
Vérifications automatisées de l’exactitude des factures, des anomalies de facturation et des frais qui sortent des valeurs prévues ou fournies par le client.
La base de tous les forfaits :
✓
Validation de l’exactitude des factures
✓
Détection des anomalies de facturation
✓
Visibilité centralisée et audits uniformes
✓
Moins de vérification manuelle
AVANCÉ
Audit des tarifs contractuels
Validation selon vos grilles tarifaires approuvées, avec des contrôles d’audit structurés et une visibilité financière sur les factures reçues.
Tout le forfait Standard, plus :
✓
Validation des tarifs contractuels
✓
Contrôles d’audit structurés
✓
Visibilité financière sur les factures reçues
✓
Moins d’écarts de facturation
ENTREPRISE
Audit intelligent de bout en bout
Intégration complète des activités et rapprochement des expéditions et des factures, avec une visibilité à l’échelle de l’organisation sur toutes les activités tarifées.
Tout le forfait Avancé, plus :
✓
Intégration complète des activités
✓
Rapprochement des expéditions et des factures
✓
Analytique avancée
✓
Supervision de la conformité à l’échelle de l’organisation
Vous ne savez pas quel forfait choisir? Nous vous en recommanderons un lors de votre rencontre de présentation, selon vos transporteurs, vos contrats et votre volume de factures.
POUR COMMENCER
En service en 8 à 12 semaines.
Une intégration éprouvée en six phases vous mène du lancement du projet à la mise en service, avec le soutien de l’équipe OnGaard à chaque étape.
LANCEMENT
MISE EN SERVICE EN 8 À 12 SEMAINES
1
Préparation
Définir la portée, mobiliser les équipes et préparer vos données.
2
Communication avec les transporteurs et collecte des données
Aviser les transporteurs, recueillir les coordonnées et confirmer que les systèmes sont prêts.
3
Configuration et mappage EDI
Configurer les connexions EDI 210 et valider l’exactitude des données.
4
Essais et certification
Effectuer des essais contrôlés, résoudre les exceptions et confirmer la conformité.
5
Mise en service
Passer en production et suivre le rendement initial.
6
Soutien continu
Supervision, résolution des problèmes et amélioration continue.
MEMBRE DE L’ÉCOSYSTÈME ORIGIN NORTH
La couche de productivité financière.
OnGaard partage un même modèle de données avec les autres couches d’Origin North. Vous pouvez commencer par l’audit des factures de transport et ajouter l’exécution, l’intelligence et la gouvernance au fil de votre croissance, sans remplacer votre ERP.